Handmatig herinnering versturen

Als je geen gebruik maakt van de module automatisch herinneren is het ook mogelijk om handmatig een herinnering te versturen naar een klant. Dit kun je bijvoorbeeld doen als de factuur al enige tijd open staat, of als de klant om een kopie van de factuur vraagt. Bij het versturen van een handmatige herinnering wordt er een standaard brief verstuurd met bijgevoegd een kopie van de factuur.

Om een handmatige herinnering te kunnen versturen dient de verkoopfactuur module geactiveerd te zijn en dient er een email ingesteld te zijn namens welk email adres de facturen/herinnering verstuurd zijn. Als dit nog niet het geval is, neem dan even contact met ons op.

Om een handmatige herinnering te versturen moet er eerst een lay out voor de herinnering toegevoegd worden. Dit kan in 4 stappen.

Hier kun je het sjabloon eventueel aanpassen. Als eerst kun je de herinnering een omschrijving geven, bijvoorbeeld “Handmatige herinnering”. Vervolgens kun je de email en brieftekst aanpassen. Als je bijvoorbeeld niet vaak een contactpersoon gebruikt bij het factureren, kun je de aanhef aanpassen naar “Geachte heer/mevrouw”… Ook kun je de tekst aanpassen.
Als je klaar bent druk op “Opslaan”.

De herinnering is nu ingesteld. Eventueel kun je nog een schermvoorbeeld bekijken.

Het versturen van een handmatige herinnering is vrij eenvoudig. Ga naar de openstaande factuur vanuit de optie “Onbetaalde facturen” of vanuit het overzicht “Debiteuren” en open de factuur.

Een kopie van de herinneringen kun je terugvinden in het archief onder “Verkoop” en dan tabblad “Herinneringen”

Mocht je hulp nodig hebben bij het instellen of versturen van de herinnering dan kun je als klant van EasyZZP altijd contact met ons opnemen!