Via ons portaal (Yuki) kunnen verkoopfacturen en herinneringen automatisch naar klanten gemaild worden. Het instellen van deze mail kan op 2 manieren. De meest gebruikte manier is via een ‘virtuele’ mailserver van Yuki. Hiervoor wordt bij de inrichting het mailadres ingesteld namens welk mailadres de verkoopfacturen verstuurd worden, bijvoorbeeld “verkoopfacturen@easyzzp.nl”.
Na het ingeven van het e-mailadres krijg je op het betreffende adres en email van Yuki om je account te bevestigen. na het bevestigen van de mail kun je facturen vanuit Yuki verzenden.
De ontvanger zal een mail met de factuur ontvangen afkomstig van het betreffende adres. Als de ontvanger de mail eventueel beantwoord zal deze op het betreffende verzendadres terecht komen.
Eén van de eigenaardigheden van e-mail is dat iedereen elke willekeurige afzender in een e-mail mag zetten. Maar dit is echter ook een veel gebruikte spam-truc, door afzenders te faken.
Om dit tegen te gaan checken tegenwoordig steeds meer ontvangende mail-servers of de versturende mail server wel de vermelde afzender mag gebruiken. Deze check wordt gedaan op basis van een speciaal DNS record in het domein van het afzender adres. Dit heet een SPF (Sender Policy Framework) record. Zie hier voor meer info.
Het kan voorkomen een ontvangende partij gebruik maakt van deze bepaald soort ‘spam’ filter (SPF Record Check). Hierdoor zou het kunnen dat de verstuurde mail in een spam box terecht komt of erger nog geheel niet ontvangen wordt.
Om dit te voorkomen dient er op het domein (bij ons bijvoorbeeld easyzzp.nl iets ingesteld te worden bij de DNS instellingen. Hiervoor moet je inloggen wij de partij waar je domeinnaam geregistreerd is en waar je de DNS gegevens kunt beheren.
- Maak een DNS record aan in het domein van je ingestelde afzender, voor de root van het domein (bijv. abc.nl)
- Type record is TXT
- Waarde van record kan in de meeste gevallen zijn: “v=spf1 mx a:yukiworks.nl ~all“.
Dit specifieke voorbeeld staat afzenders @abc.nl toe vanaf de eigen ontvangende mail servers van abc.nl (de “mx” entry hierboven), en vanaf de mail server van Yuki.
De “~all” aan het einde betekent dat mail van mail servers die niet aan de voorgaande checks voldoen wel worden ontvangen, maar als verdacht worden gezien (meestal; in aparte spamfolder geplaatst). - Let op: Afhankelijk van de partij waar je domein gehost is dien je het adres wel of niet tussen “..” te plaatsen
De andere optie om mails vanuit Yuki te versturen is via je eigen E-mailserver. Hiermee is de kans kleiner dat de mail niet bezorgt wordt of in de ‘spam’ box terecht komt. Hiervoor open je de geavanceerde ‘Mail server instellingen’. Belangrijk is dat je alle velden juist instelt, de benodigde gegevens krijg je van je eigen E-mailprovider.