Verkoopfactuurmodule: Eigen mailserver instellen
In Yuki is het mogelijk om via e-mail je verkoopfacturen naar je klanten te versturen. Om ervoor te zorgen dat je klanten zien dat de factuur van jou afkomstig is, dien je in het veld ‘E-mail afkomstig van adres’ het e-mailadres op te geven van waaruit de facturen verstuurd worden. In dit geval worden de facturen via de ‘virtuele’ mailserver van Yuki verstuurd.
Het kan voorkomen dat een ontvangende partij gebruik maakt van een bepaald soort ‘spam’ filter (SPF Record Check). Hierdoor zou de verstuurde e-mail met verkoopfactuur vanuit Yuki in een spam box terecht kunnen komen of helemaal niet bezorgd kunnen worden bij de klant. Dit komt omdat jouw e-mailadres gebruikt wordt door een andere server (de Yuki server). Deze ‘spam’ filter check komt steeds vaker voor.
Wij raden dan ook aan om in Yuki je eigen mail server in te stellen voor het versturen van verkoopfacturen en herinneringen. Zo ben je er zeker van dat de facturen goed aankomen.
Het instellen van de eigen mailserver is in een paar stappen voltooid. Mocht je hier hulp bij nodig hebben dan horen wij het graag.
1) Open de module ‘Verkoop’ en klik links in je scherm op ‘Factuurinstellingen’.
2) Om de instellingen van je eigen mailserver vast te leggen voer je je eigen e-mailadres in (veld ‘E-mail afkomstig van adres’ en klik je vervolgens op de link ‘Mail server instellingen’.
Het volgende scherm wordt geopend. Hier kun je de gegevens van je eigen mailserver invullen. Deze gegevens kun je terugvinden bij je e-mailprovider.
Belangrijk is dat je alle velden juist instelt, de benodigde gegevens krijg je van je eigen e-mailprovider. Klik op opslaan na het invullen.
Hier staan de mailserver gegevens van enkele grotere e-mail providers:
Google: https://support.google.com/a/answer/105694?hl=nl
Outlook: https://support.office.com/nl-nl/article/pop-imap-en-smtp-instellingen-voor-outlook-com-d088b986-291d-42b8-9564-9c414e2aa040?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL
Office 365: https://support.office.com/nl-nl/article/een-multifunctioneel-apparaat-of-een-toepassing-instellen-voor-het-verzenden-van-e-mail-via-office-365-69f58e99-c550-4274-ad18-c805d654b4c4
XS4ALL: https://www.xs4all.nl/service/diensten/email/installeren/algemene-instellingen.htm
Ziggo: https://www.ziggo.nl/klantenservice/internet/e-mail/serverinstellingen/
Hostnet: https://www.hostnet.nl/helpdesk/e-mail/e-mailinstellingen
Versio: https://www.versio.nl/artikelen/31-wat-zijn-de-pop-imap-en-smtp-gegevens-van-mijn-email-account
Na het instellen kun je een testfactuur sturen naar bijvoorbeeld je privé mail. Als de factuur aankomt staan alle instellingen er goed in.
Is een eigen mailserver instellen niet mogelijk? In dat geval dien je een TXT record in te stellen bij de DNS gegevens van je domeinnaam. Dit is iets complexer dan het instellen van een eigen mailserver. Hoe je een TXT record toe kunt voegen staat hier uitgelegd.