De werkwijze van de Postbus in Yuki – Zaken bekijken die jouw aandacht nodig hebben
De postbus binnen Yuki is het communicatiecentrum tussen EasyZZP en jou als klant. Je kunt de postbus bereiken door op de Postvak icoon te drukken. Vanuit de Postbus kun je diverse handelingen uitvoeren, namelijk:
- Het aanleveren van documenten en transacties
- Het communiceren met EasyZZP
- Zaken bekijken die jouw aandacht nodig hebben
Hieronder leggen we uit wat de werkwijze is van de aandachtspunten in je administratie.
Aandachtspunten in je administratie
Vanuit Yuki wordt bijgehouden welke punten je aandacht nodig hebben. Er wordt gekeken of er ontbrekende facturen zijn (zowel inkoop als verkoop), of de aanlevering van de bank extra aandacht nodig heeft. Ook wordt er gemeld als bepaalde zaken die je aangeleverd hebt niet verwerkt zijn. Deze aandachtslijst vindt je in het linkermenu van het scherm. Bekijk deze zaken goed en handel ze ook af nadat je ze bekeken hebt en waar nodig actie ondernomen hebt, zodat je aandachtslijst steeds een indicatie is van wat je nog moet doen om je boekhouding op orde te houden.
Digitale post
Hier toont Yuki het aantal documenten dat digitaal van buitenaf aan de administratie is aangeboden. Dit zijn documenten die je bijvoorbeeld per mail hebt doorgestuurd naar het Mailadres van de administratie. Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie werden aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van “verdachte” aanbieders. Vind je die niet, markeer dan alle documenten en handel ze af, zodat ze uit de aandachtslijst verdwijnen en de teller weer op 0 staat. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar ons zodat we maatregelen kunnen nemen.
Niet verwerkt
Soms kunnen wij bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken die je aangeleverd hebt. Dit kan diverse oorzaken hebben:
- omdat de scan slecht of slechts gedeeltelijk leesbaar was
- omdat het document al eerder aangeleverd was (duplicaat)
- omdat het document niet in de boekhouding van deze administratie thuishoort
- omdat het bankbestand niet herkend kon worden
- andere redenen.
Als wij zo’n document of bestand tegenkomt, zullen wij deze markeren als niet verwerkt. Onder dit aandachtspunt vind je een lijst van die documenten. Beoordeel zelf of het document dan opnieuw (betere scan of gehele scan) aangeleverd moet worden. Wat terecht niet verwerkt was (duplicaat, verkeerde administratie, etc.) hoef je uiteraard niet nogmaals aan te leveren. Handel ook deze lijst regelmatig af door de regels aan te vinken en op ‘Afhandelen’ te klikken.
Bank
Onder dit punt worden drie zaken gesignaleerd:
- Bankrekeningen waarvoor minimaal 1 maand al geen transacties meer werden ontvangen
- Bankrekeningen waarvan we zien dat er transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export)
- Bankrekeningen waarvan we het beginsaldo niet hebben, waardoor het eindsaldo ook niet klopt.
Als er aandachtspunten in deze lijst staan, zorg dan voor de aanlevering van de ontbrekende informatie. De alerts verdwijnen dan na verwerking van de ontbrekende zaken. Lees hierover meer op de help pagina van Yuki
De belangrijkste: Inkoop en verkoop
Bij de aandachtspunten Inkoop en Verkoop kun je precies zien van welke banktransacties (ontvangen bedragen of betaalde bedragen) wij nog geen factuur hebben ontvangen. Zolang wij de bank betalingen niet hebben kunnen koppelen aan een verkoop- of inkoopfactuur blijven ze in dit lijstje staan. De aandachtspunten betreffen meestal betalingen vanaf of naar een bankrekening of creditcard waarvan we de bijbehorende factuur niet hebben aangetroffen in de administratie.
Het kan natuurlijk zijn dat je een betaling hebt gedaan dat een privé uitgaven is of dat je de bon kwijt bent. Vanuit de aandachtslijst kun je met een aantal acties dit aan ons laten weten.
Je kunt onderstaande acties uitvoeren:
Je hebt de factuur (of het bonnetje) nog. Klik op de eerste regel. De regel wordt lichtgrijs. EasyZZP weet dan dat de factuur er binnenkort aankomt. Je kunt later ook terugzien dat je deze regel zo gemarkeerd hebt.
Je hebt de factuur (of het bonnetje) niet meer. Klik dan op de tweede regel. Er verschijnt één van de volgende mogelijkheden:
– er wordt een voorstel boeking getoond die je alleen hoeft te bevestigen.
– er wordt een scherm getoond waarin de juiste grootboekrekening, relatie en btw-code kunnen worden geselecteerd.
Indien je het niet weet klik je op ‘Ik weet het niet of heb een opmerking’, waarop een scherm verschijnt waarin je eventueel nog extra informatie kunt geven over de betaling zodat wij deze direct in de omzet of kosten kan boeken. Bijvoorbeeld: “Betreft software die ik via internet gekocht heb. Er zat geen btw op.
Het betreft een privé uitgave (enkel bij uitgaande betalingen). In dat geval heeft het geen zin de factuur aan te leveren. Klik op de derde regel in het venster en geef indien nodig aan ten laste van wiens rekening de uitgave geboekt mag worden.
Overige redenen. Mocht één van bovenstaande keuzes niet passend zijn, klik dan op de laatste regel in het venster. Je krijgt dan de mogelijkheid om toelichting te geven. Het zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de factuur wel al in Yuki zit, echter geboekt is bij een andere leverancier.