Duurt het vaak eindeloos voordat je de jaarrekening en belastingaangifte van je boekhouder ontvangt? Of heb je de jaarstukken nodig voor een hypotheekaanvraag en blijkt het dat deze stukken nog lang niet gereed zijn en je op dat moment ineens allemaal vragen krijgt?
Er zijn diverse redenen om de overstap naar een andere boekhouder te overwegen. Sommige ondernemers zijn niet langer tevreden over de kwaliteit van de boekhouding. In andere gevallen past de dienstverlening niet bij je persoonlijke wensen. In dit artikel geven we je een aantal punten die je helpen bij de beoordeling van jouw huidige boekhouder.
Fouten
Je wilt als ondernemer een boekhouder die je jouw administratie volledig kunt toevertrouwen. Je wilt niet dat er een belangrijke aftrekpost vergeten wordt of dat er fouten in je administratie voorkomen. Het liefste heb je als ondernemer een administratie die altijd bij is en waar je altijd inzicht hebt in wat je boekhouder doet. Vaak heb je als ondernemer niet de kennis waarmee je eventuele fouten van jouw boekhouder kunt herkennen. Om je hierbij te helpen vind je hieronder een checklist waar je op zou kunnen letten.
Checklist
Openstaande facturen
Vaak sluiten de balansposten, zoals bijvoorbeeld debiteuren (klanten) / crediteuren (leveranciers), niet aan bij de werkelijke situatie. Je ziet dan vaak dat er facturen betaald worden die niet in het voorgaande jaar meegenomen zijn in de boekhouding. Controleer daarom regelmatig of de openstaande verkoopfacturen (debiteuren) en openstaande inkoopfacturen (crediteuren) wel overeenkomen met de realiteit.Kortlopende vorderingen en schulden
Naast de debiteuren en crediteuren wordt er ook veel gebruik gemaakt van overlopende activa (overige kortlopende vorderingen) en overlopende passiva (overige kortlopende schulden). Vaak zijn dit verzamelposten van kosten die vast genomen worden maar waar de factuur pas later van ontvangen wordt. We zien vaak dat de ondernemer geen inzicht heeft op deze posten en sommige kosten vervolgens dubbel geboekt worden of dat deze overlopende posten altijd maar blijft staan zonder dat de ondernemer of boekhouder nog weten waar deze posten uit bestaan.Controleer daarom regelmatig of deze posten bij je op de balans staan en vraag aan je boekhouder hoe deze posten opgebouwd zijn.Openstaande belastingbedragen
Soms komt het voor dat er nog oude belastingschulden of vorderingen openstaan uit voorgaande jaren. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan doordat er een extra aangifte omzetbelasting ingediend moet worden (een zgn. “suppletie omzetbelasting”), maar de boekhouder dit bij de ondernemer heeft neergelegd, terwijl de ondernemer geen idee heeft dat er nog een actie open staat. De belastingschulden worden apart gespecificeerd in de jaarrekening. Het kan lonen om je hier in te verdiepen en eventueel na te vragen bij je boekhouder waar de belastingschuld of vordering uit bestaat en of deze post overeen komt met de saldi die bij de Belastingdienst bekend zijn.Banksaldo’s
Het wil wel eens voorkomen dat het banksaldo in de jaarrekening niet gelijk is aan het werkelijke saldo dat op je bank staat, of dat er nog oude rekeningen met minimaal saldo in de administratie opgenomen zijn terwijl deze rekeningen al lang opgeheven zijn. Controleer daarom altijd of het saldo van de liquide middelen in de jaarrekening gelijk is aan het saldo van je bank- en spaarrekening aan het einde van het jaar.Verschil in jaarrekening en administratiepakket
Soms komt het voor dat een boekhouder fouten opmerkt tijdens het opstellen van de jaarrekening en deze alleen in de jaarrekening corrigeert, maar niet in de administratie. Hierdoor kan het zijn dat de jaarrekening niet meer aansluit bij de administratie. Je kunt dit eenvoudig controleren door te kijken of het eigen vermogen / bedrijfskapitaal in de jaarrrekening gelijk is aan de administratiesoftware.Overzicht van de investeringen
Het komt voor dat de boekhouder geen activastaat bijhoudt. Als er activa aanwezig is (bijv. een auto, computer, fiets of machines), vraag dan een activastaat op waarin je zowel de investering, afschrijving en boekwaarde kunt zien. Bij een overstap heeft de nieuwe boekhouder deze namelijk altijd nodig. Als deze ontbreekt, is het achteraf altijd lastig om deze te reconstrueren.Creditcard en Paypal
Wanneer je gebruik maakt van een zakelijke creditcard of een online betalingsprovider is het belangrijk dat deze betalingen goed verwerkt worden in de administratie. Het komt helaas te veel voor dat deze niet juist of tijdig verwerkt zijn en de openstaande schuld niet wordt meegenomen op de balans. Je kunt dit controleren door te kijken of je creditcard of Paypal rekening wel bij is in de administratie.
Dienstverlening in het algemeen
Naast fouten in de administratie zijn veel ondernemers ook niet tevreden met de dienstverlening. Veel ondernemers die zijn overgestapt, gaven onderstaande redenen:
- Het komt veel voor dat andere boekhoudkantoren een jaarrekening jaren later af hebben. Je loopt dan als ondernemer altijd achter de feiten aan. Je hebt geen inzicht in je cijfers en belastingschulden van dat jaar. Als ondernemer is het erg lastig om een hypotheek te krijgen. Als je dan ook nog eens geen definitieve cijfers van het voorgaande jaar kunt aanleveren, levert dat extra vertraging en stress op om de cijfers alsnog boven water te krijgen
- Je wilt als ondernemer een boekhouder die je ondersteunt bij je beslissingen. Het is daarom erg belangrijk dat je korte lijntjes hebt met je contactpersoon en dat hij of zij snel en inhoudelijk reageert op je mailtjes en telefoontjes. Veel ondernemers die in de afgelopen maanden overgestapt zijn, gaven aan dat zij weinig tot geen contact hadden met hun vorige boekhouder. Ook duurde het vaak lang voordat zij een reactie kregen.
Gratis check op je boekhouding
Herken je bovenstaande fouten in je eigen jaarrekening of heb je iets anders waar je tegenaan loopt bij je huidige boekhouder? Of heb jij het gevoel dat het niet goed gaat maar is bovenstaande te complex om zelf te controleren? Laat ons dan gratis de boekhoudcheck doen. Tijdens een vrijblijvende kennismaking kunnen wij samen met jou de kwaliteit van de jaarrekening en administratie beoordelen.