Kosten doorbelasten aan opdrachtgever, hoe ga ik hier mee om?
Bijna elke ondernemer maakt onkosten voor een klant. Vervolgens willen zij deze onkosten declareren bij die klant. Het is belangrijk deze kosten goed door te belasten. Het wordt echter in de praktijk vaak fout gedaan.
Als je kosten doorbelast aan jouw opdrachtgever, zoals bijvoorbeeld de kosten van een treinkaartje, taxirit, etentje of kilometers, dan moet je met het volgende rekening houden:
- Je boekt als eerst de kosten zelf in jouw administratie, vraagt de btw terug en bewaart de bonnetjes.
- De kosten exclusief btw (uitzondering van diners, hotels, lunches e.d.) zet je op de factuur. Kijk hier (pagina tip factuur maken) voor een voorbeeld factuur ZZP.
- Over het totaalbedrag van de geleverde diensten en doorbelaste onkosten bereken je vervolgens het voor jou geldende btw-tarief (in de meeste gevallen 21%).
Bijzonderheden:
Eten en drinken
Eet je in een restaurant, hotel, café en dergelijke, dan mag je de btw niet terugvorderen. Je dient deze kosten inclusief btw te declareren.
Reizen
Reis je met het openbaar vervoer, dan betaal je 9% btw over het vervoersbewijs, ook al staat dat er niet op. De btw kun je dus wel in vooraftrek brengen. Het bedrag van het treinkaartje exclusief btw bereken je als volgt: Bedrag treinkaartje / 109 * 100. Dit bedrag belast je door aan de opdrachtgever.
Reis je met een auto, dan ben je in principe vrij om met de opdrachtgever hiervoor een vergoeding overeen te komen. De vergoeding is omzet en hierover betaal je btw en inkomstenbelasting. Nu is 0,19 cent per kilometer in de praktijk gebruikelijk (dit kan dus ook meer zijn als jouw werkelijke kosten bijvoorbeeld hoger zijn).
Veelgemaakte fouten:
- De ondernemer stuurt een factuur met geleverde diensten inclusief btw, maar belast de onkosten op deze factuur door zonder btw of 0% btw. Dit kan je een boete en/of naheffing opleveren van de Belastingdienst.
- Bij het declareren van de onkosten stuurt de ondernemer de originele bon mee. De gemaakte kosten zijn van de ondernemer en bij controle moet de ondernemer deze kosten kunnen verantwoorden, daar heb je de originele bon voor nodig. Dit kan dus tot problemen leiden.
- Veel ondernemers zijn zich er niet van bewust dat er op bijvoorbeeld treinkaartjes 9% btw zit (dat is zo gek ook niet, aangezien het vaak niet op het kaartje staat). Op deze manier belast de ondernemer deze kosten door inclusief btw. De kosten voor de opdrachtgever worden hierdoor onnodig verhoogd. Dit gebeurd dus ook als je andere kosten inclusief btw doorbelast.
Bronnen en verder lezen:
http://www.higherlevel.nl
http://www.lancelots.nl
http://www.higherlevel.nl
