Verklaring geen privégebruik vs. Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik

Ogenschijnlijk twee dezelfde verklaringen voor een auto van de zaak: de verklaring geen privégebruik en de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. Toch zijn deze verklaringen anders. In dit artikel leggen wij uit wat de verklaringen precies inhouden en voor wie deze bedoeld zijn.

Een werkgever die een auto van de zaak beschikbaar stelt voor privégebruik door de werknemer, betaalt eigenlijk loon in natura. En over loon, in welke vorm dan ook, dient loonbelasting te worden ingehouden. Om belastingheffing over het privégebruik van de auto te realiseren, is de bijtelling in het leven geroepen. Bij het salaris van de werknemer wordt een bepaald percentage van de cataloguswaarde van de auto opgeteld. Over het totaal wordt loonbelasting ingehouden.

De werknemer kan deze bijtelling voorkomen door een verklaring geen privégebruik aan te vragen. Hij verklaart dan niet meer dan 500 kilometer per jaar privé te rijden met de auto die door de werkgever ter beschikking is gesteld. De werkgever zal de bijtelling dan niet toepassen. De werknemer moet wel kunnen aantonen dat hij minder dan 500 kilometer privé heeft gereden en is daarom verplicht om een sluitende kilometeradministratie bij te houden.

Als blijkt dat de werknemer toch meer dan 500 kilometer privé heeft gereden of als hij geen kilometeradministratie heeft bijgehouden, dan is de werknemer die een verklaring geen privégebruik heeft afgegeven aansprakelijk. In dat geval zal de Belastingdienst de te weinig geheven belasting bij de werknemer gaan halen, en niet bij de werkgever. De verklaring is dus bedoeld om de werkgever te vrijwaren van aansprakelijkheid voor het niet toepassen van de bijtelling.

Bijtelling geldt ook voor de ondernemer die meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Voor hem heeft de verklaring geen privégebruik geen enkel nut. Immers is hij in alle gevallen zelf aansprakelijk voor het voldoen aan zijn fiscale verplichtingen. Hij kan zelf bepalen om de bijtelling niet toe te passen, maar zal middels een sluitende kilometeradministratie aan moeten tonen dat hij minder dan 500 kilometer in het jaar privé rijdt.

Voor ondernemers is de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik eventueel van toepassing. Deze verklaring ontheft de ondernemer van de bijtelling zónder dat dit hoeft worden aangetoond met een kilometeradministratie. De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik kan alleen worden aangevraagd voor bestelauto’s. De ondernemer verklaart dat deze bestelauto helemaal niet privé wordt gereden. Of de ondernemer onder de 500 kilometer privé blijft maakt niet uit.

Zoals al even genoemd hoeft er geen kilometerregistratie bijgehouden te worden. Maar de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik is geen vrijbrief. Als de bestelauto op zaterdagmiddag bij een pretpark of strand wordt gezien door een inspecteur, dan moet het zakelijke karakter van de rit worden aangetoond.

Indien één van beide verklaringen wordt afgegeven, betekent dat geen bijtelling, en dus minder belastingopbrengsten. Daarom controleert de Belastingdienst actief of de verklaring wel terecht is afgegeven. Methoden die zij onder andere hanteren zijn plaatselijke controles op parkeerplaatsen bij pretparken, voetbalstadions en grensovergangen, het opvragen van informatie bij derden zoals leveranciers en het vergelijken van de zakelijke agenda met de kilometeradministratie.

Eerder werden ook de ANPR (automatic number plate recognition) camera’s van de politie boven de snelweg gebruikt voor controle, maar de Hoge Raad oordeelde in 2017 dat het de Belastingdienst wettelijk niet was toegestaan om het privégebruik van zakelijke auto’s op deze wijze te controleren. Voor nu worden de camera’s niet meer gebruikt voor controle op privégebruik van zakelijke auto’s, maar het is goed denkbaar dat er in de toekomst een wet wordt aangenomen waardoor camera-controle mogelijk wordt.

Als ondernemer kunt u de verklaring aanvragen in de digitale omgeving van de Belastingdienst voor ondernemers. U vindt het formulier verklaring uitsluitend zakelijk gebruik onder de overige formulieren.