Administratie bewaren voor ZZP en MKB
Iedere ondernemer is verplicht om zijn administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. De Belastingdienst merkt sommige onderdelen van de administratie aan als basisgegevens. Deze basisgegevens bestaan uit het grootboek, de inkoop- en verkoopfacturen, voorraadadministratie, loonadministratie en de in- en verkoopadministratie. Deze informatie moet dus 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn zal de belastingdienst deze informatie niet meer opvragen.
Moet je een factuur op papier bewaren of mag je deze na het scannen weggooien?
De site van de Belastingdienst is hier niet heel duidelijk over. Op de site van de Belastingdienst staat:
“Je mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen.”
In de praktijk zien wij echter geen problemen wanneer de kopie van facturen en bonnen digitaal bewaard worden. Het lijkt zelfs beter, aangezien een goed opgeslagen digitaal bestand niet kan vergaan.
Overigens zijn originelen papieren facturen ook prima houdbaar, zie ook op de foto hiernaast. Bijvoorbeeld een handgeschreven nota van W.S. Bitter aan de Oudegracht te Utrecht uit 1892 of de nota van Peek & Cloppenburg uit 1908. Voor de liefhebber kun je deze oude nota’s inzien op ons kantoor in Utrecht 🙂
Werkwijze EasyZZP
Als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.
Wat de Belastingdienst precies bedoelt met deze echtheidskenmerken en hoe je hier dus aan kan voldoen is niet altijd even duidelijk en dat maakt het lastig om vast te stellen of je aan alle voorwaarden voldoet.
Gezien wij bij Easy ZZP volledig digitaal en online werken worden alle documenten digitaal in de administratie bewaard. Het grootboek, de verkoopfacturen, inkoopfacturen en banktransacties zijn zo altijd digitaal toegankelijk en kunnen met één druk op de knop gedownload / geëxporteerd worden. Wij raden onze klanten wel altijd aan om op papier ontvangen facturen, bonnetjes op papieren verkoopfacturen ergens in een doos te bewaren mocht het ooit nodig zijn, of om een brief naar de belastingdienst te sturen om afspraken te maken over de vorm van de bewaarplicht.
Meer informatie vindt je op de website van de Belastingdienst.