Heb je een goedlopende webshop en lever je naast goederen in Nederland ook producten naar het buitenland? In dat geval is het belangrijk om een goede administratie bij te houden.
Administratie bijhouden voor je webshop
Met een webwinkel komt het al snel voor dat je klanten niet alleen in Nederland gevestigd zijn, maar ook in het buitenland. Zeker de buurlanden zoals België, Duitsland, Luxemburg en Frankrijk vinden al snel de weg naar je webwinkel en plaatsen bestellingen bij je. Als je deze bestellingen vervolgens levert, exporteer je een goed naar het buitenland. Al deze leveringen dien je in een goede administratie bij te houden.
Welk BTW tarief breng je in rekening bij je webwinkel?
In Nederland geldt het 21% of 9% BTW tarief voor het leveren van goederen en diensten. Voor het leveren van goederen naar het buitenland gelden echter andere regels. Deze regels hangen van diverse factoren af. Voor de BTW aangifte is deze levering namelijk een aparte prestatie. Hoe je dit bij moet houden in je administratie en welk BTW percentage je moet hanteren hebben we hieronder uitgewerkt..
In dit artikel zullen we ingaan op deze diverse leveringen waarbij we van de situatie uit gaan dat je webwinkel in Nederland is gevestigd, en dat je de producten vanuit Nederland verstuurd. Is dit namelijk niet het geval, dan gelden er weer andere regels.
Exporteer je een product met je webshop naar een zakelijke klant binnen de EU?
Het eerste dat je ingeregeld moet hebben in je webshop is dat je weet of je klant een ondernemer of particulier is. Is het een ondernemer? In dat geval heb je een BTW nummer nodig van je klant. Op de factuur geef je vervolgens aan dat de BTW verlegd is naar het land van de afnemer, een zgn. ICP transactie. Bij het verzenden van je product is het belangrijk dat je het verzendbewijs bewaart zodat je achteraf kunt aantonen dat het product inderdaad de Nederlandse grens heeft verlaten. Verder is het belangrijk dat je het BTW nummer van je klant controleert en of de NAW gegevens wel juist zijn.
Tip: Zorg bij het invulveld van de zakelijke klantgegevens ervoor dat het BTW nummer gevalideerd wordt.
In deze situatie breng je dus geen Nederlandse BTW in rekening en zal het factuurbedrag het bedrag excl. BTW zijn. Deze levering geef je in de aangifte omzetbelasting aan in rubriek 3b, meer hierover lees je op de site van de Belastingdienst. Daarnaast dien je, naast de BTW aangifte, ook de aangifte ICP in. Hierbij geef je aan voor hoeveel euro je naar welk BTW nummer hebt geëxporteerd binnen het tijdvak van de BTW aangifte.
Lever je goederen vanuit je webshop naar particulieren binnen de EU, maar buiten Nederland?
Is je webwinkel klant geen ondernemer maar een particulier? In dat geval gelden er weer andere regels voor je administratie. Belangrijk is om te weten in welk land de klant gevestigd is, en waar je dus de producten naar exporteert. Daarnaast moet je weten voor hoeveel euro je in een boekjaar naar particulieren in dat betreffende land hebt geëxporteerd
Afstandsverkopen en drempelbedragen
In dit geval is namelijk de zogenaamde “Afstandsverkoop” van toepassing. Je levert goederen vanuit Nederland naar een particulier in een ander EU land. Het is in dit geval belangrijk om te weten of je boven of onder het drempelbedrag van het betreffende land zit. Het drempelbedrag houdt in voor hoeveel euro je naar particulieren in het betreffende land hebt geleverd. Deze drempelbedragen zijn verzameld op de website van de EU. De drempelbedragen voor afstandsverkopen zijn opgenomen in de kolom “Threshold for application of the special scheme for distance selling”
De drempelbedragen worden jaarlijks bijgesteld. Houdt de actuele drempelbedragen goed in de gaten.
Komt je totale omzet naar een ander EU land in een boekjaar uit onder de drempelbedrag van dat betreffende land?
Als je onder het drempelbedrag valt, kun je gewoon de Nederlandse BTW in rekening brengen. Je verstuurt dus je product en brengt het bedrag +21% btw in rekening. Deze BTW geef je aan in kolom 1a of 1b in de BTW aangifte.
Komt de omzet boven het drempelbedrag uit?
Als je boven het drempelbedrag uitkomt wordt het een stukje ingewikkelder. Vanaf het moment dat je het drempelbedrag bereikt hebt, dien je vanaf dat moment de BTW in rekening te brengen van het land van je klant Als je dus een Belgische klant hebt, en je komt boven het drempelbedrag uit, dan breng je vanaf dat moment de Belgische BTW in rekening. Je hebt dan ook een Belgisch BTW nummer nodig, en zult voor al deze leveringen (boven het drempelbedrag) aangifte moeten doen in Belgié.
Belangrijk: Kom je in een bepaald jaar bij een EU land boven het drempelbedrag uit? Dan moet je het boekjaar daarna ook de lokale Btw rekenen.
In Nederland geef je in de BTW aangifte alleen het bedrag (excl. BTW) van deze “afstandsverkopen” aan. In België geef je vervolgens het bedrag + de in rekening gebrachte Belgische BTW aan, en draag je deze BTW ook af aan de Belgische Belastingdienst.
Dit moet je dus voor alle EU landen apart bijhouden in je administratie en voor ieder land waar je boven het drempelbedrag uitkomt, dien je een Btw nummer aan te vragen.
Tip: Zorg ervoor dat je periodiek in kaart brengt voor hoeveel euro je naar welk land hebt geleverd binnen de EU om zo tijdig te kunnen signaleren of je de drempelbedragen bereikt hebt.
Lever je naar een particulier of ondernemer buiten de EU?
Als je naar een particulier of ondernemer buiten de EU levert gelden er weer andere regels. In de meeste gevallen gelden in dit geval de regels van het land waar je klant gevestigd is.. In dit artikel zullen wij daar verder niet op ingaan.