UBO-register gaat van start – wat betekent dit voor jou?

Op 27 september 2020 is het zover: het UBO-register treedt in werking. Als je aandeelhouder bent van een bv, dan heeft de komst van het UBO-register waarschijnlijk gevolgen voor jou. Dit kan ook het geval zijn als je een vorm van eigendom of zeggenschap hebt in een ander type onderneming. Hierna lees je voor wie deze registratieplicht geldt, welke gegevens waar en wanneer moeten worden aangeleverd en welke maatregelen er getroffen zijn om jouw privacy te beschermen.

De gegevens van de uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO’s, Ultimate Beneficial Owners) van Nederlandse vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten worden bijhouden en geregistreerd in UBO-register. Dit is ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering.

Je bent een UBO als je uiteindelijk voor meer dan 25% eigenaar bent van, of zeggenschap hebt over: bv’s nv’s, stichtingen, verenigingen, maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen. Een eenmanszaak valt niet onder de registratieplicht.

De gegevens in het UBO-register zijn: jouw naam, geboortemaand en -jaar, woonland, nationaliteit en aard en omvang van het belang dat je houdt. Deze gegevens zijn openbaar, maar kunnen alleen op naam van de onderneming of rechtspersoon worden gevonden. Niet op jouw eigen naam.

Daarnaast worden bepaalde gegevens geregistreerd die alleen door bevoegde autoriteiten en door de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU) kunnen worden ingezien. Dit zijn jouw BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), jouw geboortedag, -plaats en land, jouw woonadres, een kopie van een geldig identiteitsdocument en document(en) waaruit de aard en grootte van jouw economisch belang blijkt.

De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. Je hebt na inwerkingtreding van het UBO-register 18 maanden de tijd om de gegevens vast te leggen. Gedurende de eerste maanden roept de KvK alle registratieplichtigen op om de gegevens van hun UBO(‘s) binnen deze termijn te registreren. Als niet wordt  voldaan aan de registratieplicht, dan kan een sanctie volgen, bijvoorbeeld een boete.

Nieuw op te richten vennootschappen moeten na 27 september 2020 de gegevens van hun UBO(’s) gelijktijdig registreren met de inschrijving in het Handelsregister. Hieruit volgt dat de registratie van de UBO-gegevens vanaf de inwerkingtreding een voorwaarde is voor het verkrijgen van een KvK-nummer.

Het UBO-register wordt deels voor iedereen toegankelijk. Daar maak je je misschien zorgen over, maar er zijn maatregelen getroffen om je privacy te beschermen. Ten eerste moet de persoon die gegevens uit het UBO-register wil raadplegen zich vooraf identificeren. Die identiteit wordt met nieuwe elektronische identificatiemiddelen vastgelegd. Bovendien moet de raadpleger een vergoeding betalen.

Daarnaast krijg je inzage in het aantal keren dat jouw gegevens zijn verstrekt. Hiervan zijn de raadplegingen door de FIU en andere de bevoegde autoriteiten uitgezonderd. Je krijgt geen informatie over de identiteit van de raadpleger. Dat mag niet in verband met de AVG.

Wil je meer weten of heb je vragen? Bel of mail ons dan. Wij helpen je graag verder.